Glossar
KI-Rezeptionist
Ein KI-Rezeptionist ist ein KI-Telefonassistent, der die Aufgaben eines Empfangs übernimmt: Anrufe annehmen, Auskunft geben, Anliegen zuordnen und weiterverbinden.
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Am Empfang landen sehr unterschiedliche Anrufe: neue Anfragen, Terminwünsche, Lieferanten, Rückfragen zu Rechnungen. Ein KI-Rezeptionist erkennt, worum es geht, beantwortet wiederkehrende Fragen selbst und gibt alles andere an die richtige Person weiter, entweder per Weiterleitung oder als Notiz für den Rückruf.
Damit das funktioniert, braucht er klare Regeln: Wer ist wofür zuständig, wann wird durchgestellt, welche Angaben müssen vor der Übergabe vorliegen. Der Begriff beschreibt also eine Rolle und kein eigenes Produkt. Dieselbe Technik heißt je nach Einsatz auch KI-Telefonassistent oder virtuelle Telefonassistenz.
In der Praxis
Die Einrichtung beginnt mit einer Liste: Welche Arten von Anrufen kommen an, und wohin gehören sie? Daraus entstehen die Regeln für den Assistenten. Für jede Art legst du fest, ob er selbst antwortet, durchstellt oder eine Notiz schreibt, und welche Angaben er vorher erfragt. Sinnvoll ist außerdem eine Regel für alles, was in keine Kategorie passt. Solche Anrufe sollten bei einer Person landen, die entscheiden kann, und nicht in einer Schleife aus Rückfragen.
Ein Beispiel
In einer Steuerkanzlei klingelt es montags fast durchgehend. Ein Mandant möchte wissen, ob seine Unterlagen angekommen sind, ein Softwareanbieter will die Kanzleileitung sprechen, eine Interessentin fragt nach einem Erstgespräch. Der Assistent notiert die Frage des Mandanten für die zuständige Sachbearbeiterin, nimmt beim Anbieter nur Namen und Anliegen auf und bietet der Interessentin einen Termin an. Die Kanzleileitung wird für keinen der drei Anrufe aus einer Besprechung geholt.
Häufiges Missverständnis
Ein verbreitetes Missverständnis: Ein KI-Rezeptionist müsse alles wissen, was die Person am Empfang weiß. Das ist weder nötig noch sinnvoll. Am Empfang zählt vor allem die richtige Zuordnung. Ein Assistent, der zuverlässig erkennt, wer zuständig ist, und die nötigen Angaben vollständig weitergibt, entlastet mehr als einer, der zu jedem Thema eine halbe Auskunft gibt. Fachliche Fragen gehören zu den Fachleuten.
Bei Call0
Bei Call0 legst du Zuständigkeiten und Weiterleitungen im Setup fest. Der Assistent nimmt Anliegen auf und fasst jedes Gespräch zusammen.
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Stand: 12. Oktober 2026