Glossar
Terminbuchung per Telefon
Bei der Terminbuchung per Telefon vergibt ein Assistent im Gespräch einen freien Termin und trägt ihn direkt in den Kalender ein.
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Der Ablauf hat vier Schritte: Anliegen und gewünschten Zeitraum erfragen, freie Zeiten im Kalender abfragen, einen Termin anbieten und nach der Bestätigung eintragen. Technisch ruft der Assistent dafür die Schnittstelle des Kalenders auf. Entscheidend ist, dass die Prüfung der Verfügbarkeit und die Buchung auf dem Server stattfinden und nicht nur im Gesprächstext.
Vor dem Einsatz sind Regeln festzulegen: welche Terminarten es gibt, wie lange sie dauern, welche Vorlaufzeit gilt, wer welchen Kalender hat und welche Angaben Pflicht sind. Häufige Fehlerquellen sind Zeitzonen, Feiertage, doppelte Buchungen bei gleichzeitigen Anrufen und unklare Datumsangaben wie „nächsten Freitag“. Gute Assistenten wiederholen deshalb Datum und Uhrzeit vor der Buchung.
In der Praxis
Bevor der Assistent bucht, räumst du den Kalender auf. Blockier Pausen, Urlaub und feste Abwesenheiten, denn alles, was dort frei aussieht, wird vergeben. Leg je Terminart Dauer und Puffer fest und entscheide, wie kurzfristig gebucht werden darf. Im Gespräch erfragt der Assistent erst die Terminart, bietet dann zwei bis drei konkrete Zeiten an und wiederholt den gewählten Termin mit Wochentag und Datum. Denk auch an den Rückweg: Absagen und Verschieben sollten am Telefon genauso möglich sein wie das Buchen.
Ein Beispiel
Eine Kosmetikerin bietet Behandlungen von 30 und 90 Minuten an. Eine Kundin ruft an und möchte „nächsten Donnerstag nachmittags“ eine Gesichtsbehandlung. Der Assistent fragt, welche der beiden Behandlungen gemeint ist, und findet für die lange Variante am Donnerstag nur 14 Uhr frei, weil um 16 Uhr schon ein Termin steht. Er bietet 14 Uhr an, nennt als Alternative Freitag um 15 Uhr und wiederholt nach der Zusage: „Donnerstag um 14 Uhr, Gesichtsbehandlung, 90 Minuten.“
Häufiges Missverständnis
Ein Kalenderzugriff allein macht noch keine Terminbuchung. Fehlen die Regeln, vergibt der Assistent Termine, die im Kalender frei, im Betrieb aber unmöglich sind: die lange Behandlung kurz vor Feierabend oder zwei Termine ohne Pause dazwischen. Der zweite verbreitete Fehler ist ein Kalender, den das Team nicht konsequent führt. Wer private Termine nur im Kopf hat, bekommt Doppelbuchungen, und die liegen dann nicht am Assistenten.
Bei Call0
Call0 vergibt Termine im verbundenen Kalender.
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Stand: 12. Oktober 2026